关于印发《广州市业主决策电子投票工作指引》的通知

各区住建部门,各有关单位:

  为进一步指导、协助业主采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决,规范业主决策电子投票行为,依据《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号),我委制定了《广州市业主决策电子投票工作指引》,现印发给你们,请参照执行。执行中的情况,请径向我委物业管理处反映。

  特此通知。

  广州市住房和城乡建设委员会

  2016 年 10 月 24 日  

广州市业主决策电子投票工作指引

一、适用范围

  本市行政区域内按照法律、法规、规章和规范性文件规定以及管理规约、业主大会议事规则约定需要业主共同决定的事项,使用电子投票表决的活动适用于《广州市业主决策电子投票暂行规则》。

  电子投票,是指以市住房和城乡建设行政主管部门提供的业主决策电子投票系统 (以下简称投票系统) 为平台,业主通过微信、短信、网站等互联网、移动通信技术手段,对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决的活动。

二、表决事项

  物业管理区域内需由业主共同决定的下列事项,可以使用电子投票表决:

  (一) 制定和修改业主大会议事规则;

  (二) 制定和修改管理规约;

  (三) 选举业主委员会或者更换业主委员会委员;

  (四) 决定是否设立业主监事会;

  (五) 制定物业服务内容、标准以及物业服务收费方案;

  (六) 选聘和解聘物业服务企业;

  (七) 筹集和使用物业专项维修资金,制定物业专项维修资金管理制度;

  (八) 改建、重建建筑物及其附属设施;

  (九) 改变共用部位、共用设施设备的用途;

  (十) 决定或者授权业主委员会决定共用部位、共用设施设备的经营方式,管理、使用经营收益;

  (十一) 听取和审查业主委员会的工作报告和收支预算结算报告、业主监事会的工作报告;

  (十二) 改变或者撤销本物业管理区域内部分业主、业主委员会作出的与业主大会决定相抵触的决议;

  (十三) 法律、法规、规章规定或者管理规约、业主大会议事规则约定应由业主共同决定的事项。

三、主管部门

  市住房和城乡建设行政主管部门组织实施本规则,负责投票系统的建设、维护和管理,负责全市电子投票活动的监督管理工作。

  区住房和建设行政主管部门负责本辖区电子投票活动的监督管理工作。

  街道办事处、镇人民政府会同区住房和建设行政主管部门负责指导、协助、监督本辖区投票组织者开展电子投票活动,调解处理电子投票活动中的纠纷。

  居民委员会、村民委员会协助街道办事处、镇人民政府指导和监督社区内电子投票活动。

四、实施单位

  投票组织者是指组织业主对物业管理活动中业主共同决定事项进行投票的组织和单位,包括:首次业主大会筹备组、业主委员会、业主监事会、居民委员会、村民委员会、物业服务企业等,其主体资格应当符合有关法律、法规、规章和规范性文件的规定。

五、建立投票系统数据库

  (一)提出申请。

  投票组织者向属地街道办事处、镇人民政府提出建立投票系统中本物业项目数据库的申请。

  (二)录入数据。

  街道办事处、镇人民政府将房屋门楼号牌、业主手机号码等信息录入数据库。区住房和建设行政主管部门将房屋建筑面积、业主姓名等信息录入数据库。

  (三)公示信息。

  投票组织者公示投票系统中房屋门楼号牌、业主姓氏、手机号码前 3 位和后 4 位等信息,公布接收业主意见的联系方式,公示时间不少于 10 日。

  (四)业主确认。

  街道办事处、镇人民政府通过投票系统向已提供手机号码的业主发送确认信息。在发送确认信息前,投票组织者及时向全体业主通知投票系统将向业主发送确认信息的事项,未收到确认信息的业主应当及时告知投票组织者,并提供业主本人用于投票使用的唯一手机号码。

六、进行电子投票

  (一)提出申请。

  投票组织者在使用投票系统 30 日前向属地街道办事处、镇人民政府提出书面申请,并提交相关资料。

  (二)开放系统。

  街道办事处、镇人民政府会同区住房和建设行政主管部门审核,符合条件的,街道办事处、镇人民政府在收到申请之日起 3 个工作日内出具可以使用投票系统的书面通知。

  街道办事处、镇人民政府将可以使用投票系统的书面通知等资料抄送区住房和建设行政主管部门,区住房和建设行政主管部门在收到书面通知后的 3 个工作日内开放投票系统使用权限。

  (三)投票前公示。

  投票组织者在使用投票系统 20 日前,向投票表决范围内的业主公示街道办事处、镇人民政府出具的书面通知以及投票开始时间、投票截止时间、表决事项、表决规则等事项,公示时间不少于 10 日。对表决事项、表决规则进行修改的,投票组织者应当将修改后的表决事项、表决规则重新公示,公示时间不少于 10 日。

  投票组织者应当在开始使用投票系统前,在街道办事处、镇人民政府的指导、监督下,将投票表决的事项录入投票系统。

  (四)业主投票。

  业主可以通过微信平台投票、通过手机短信投票、在投票系统网站投票,提倡优先采用微信投票。对无法进行电子投票的,书面投票可作为补充方式,在投票组织者提供的书面征求意见书上签署表决意见。以上 4 种投票方式可任选一种。

  (五)公开投票结果。

  电子投票有效期限内无业主使用书面表决意见形式的,电子投票表决结果应当于投票期限届满之日起 1 个工作日内由投票系统统计并生成。电子投票有效期限内有业主使用书面表决意见形式的,电子投票表决结果应当在书面表决意见录入投票系统后即刻由投票系统统计并生成。

  投票组织者应当将电子投票表决结果向全体业主公示,公示内容应当包括建筑物专有部分的门楼号牌、建筑面积、投票方式,业主对表决事项赞同、反对、弃权的意见,全体业主对表决事项赞同、反对、弃权意见的汇总结果等,公示时间不少于 7 日。

  投票组织者公告通过使用“广州市业主决策电子投票系统”形成的业主大会相关决定。

广州市业主决策电子投票示范文书目录

1. 关于建立电子投票系统基础数据库的函

2. 提供物业管理有关信息的通知

3. 关于录入电子投票系统基础数据的函

4. 关于提供有关实测绘成果的通知

5. 关于收集并录入有关业主信息的函

6. 关于移交并公示有关业主信息的函

7. 关于公示有关业主信息的通知

8. 关于核实有关业主信息的函

9. 关于向业主发送电子投票确认信息的通知

10. 关于变更有关业主信息的函

11. 使用电子投票系统申请表

12. 关于同意使用电子投票系统的函

13. 关于使用电子投票系统表决业主共同决定事项的通知

14. 表决票

15. 关于公示表决结果的通知

附件 1

关于建立电子投票系统基础数据库的函

街道办事处名称:

   物业管理区域名称 拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。由于 物业管理区域名称 是首次使用业主决策电子投票系统,根据《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第七条规定,请 街道办事处名称 及时指导、协助我们 建立物业管理区域名称 的电子投票系统基础数据库。

  专此函达。

 投票组织者名称 (盖章)

  年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附件 2

关于提供物业管理有关信息的通知

 物业服务企业名称  :

   投票组织者名称 拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。由于 物业管理区域名称 是首次使用业主决策电子投票系统,根据《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第六条规定,请你公司于  年 月 日前将 物业管理区域名称 内所有建筑物专有部分依法设置的门楼号牌,以及门楼号牌对应的业主姓名、业主手机号码等信息的书面材料(盖公司章, 见附表)和 excel 电子表格提供给我单位。

  特此通知。

  附表:物业管理区域名称物业管理有关信息清册

 街道办事处名称 (盖章)

   年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附表

物业管理区域名称物业管理有关信息清册

| 填报单位:| 填报时间: 年 月 日 |
| 序号 | 楼栋号 | 房屋门牌号 | 业主姓名 | 手机号码 |
| 1 |   |   |   |   |
| 2 |   |   |   |
| 3 |   |   |   |
| . |   |   |   |   |
| . |   |   |   |
| . |   |   |   |
| . |   |   |   |   |
| . |   |   |   |
| n |   |   |   |

备注:楼栋号、房屋门牌号请填写依法设置的标准名称

附件 3

关于录入投票系统基础数据的函

 区住建部门名称 :

   物业管理区域名称 拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。由于 物业管理区域名称 是首次使用业主决策电子投票系统,我单位按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第七条规定,已将 物业管理区域名称 内已收集到的建筑物专有部分的门楼号牌、业主手机号码等信息录入电子投票系统基础数据库,并请你单位对下一步使用业主决策电子投票系统的工作给予指导、协助。

  专此函达。

 街道办事处名称 (盖章)

   年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附件 4

关于提供有关实测绘成果的函

 市或区房地产测绘管理机构名称 :

  本区 物业管理区域名称(地址) 拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。根据《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第七条规定,请你单位核对 物业管理区域名称 内尚未登记的建筑物专有部分(见附件)是否备存实测绘成果,已备存的,请于  年 月 日前将实测建筑面积的书面材料和 excel 电子表格提供给我单位。

  专此函达。

  附表:尚未登记的建筑物专有部分清册

 区住建部门名称 (盖章)

   年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附表

物业管理区域名称尚未登记的

建筑物专有部分清册

| 填报单位:   | 填报时间: 年 月 日 |

| 序号 | 房屋地址及门牌号 | 实测建筑面积 | 测量成果报
告书编号 |
| 1 |   |   |   |
| 2 |   |   |
| 3 |   |   |
| . |   |   |   |
| . |   |   |
| . |   |   |
| . |   |   |   |
| . |   |   |
| n |   |   |

备注:1. 房屋地址及门牌号由区住建部门填写

   2. 实测建筑面积、报告书编号请测绘部门填写

附件 5

关于收集并录入有关业主信息的函

 街道办事处名称 :

  我单位已将 物业管理区域名称 已登记或已实测绘建筑物专有部分的不动产相关信息已录入电子投票系统基础数据库。现仍有部分建筑物专有部分尚未登记且未实测绘(见附件),请你单位指导、协助投票组织者按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第六条规定,收集并确认相应的业主姓名、业主身份证件号码、业主手机号码、建筑面积等信息,并将信息录入电子投票系统基础数据库。

  专此函达。

  附表:尚未登记且未实测绘的建筑物专有部分清册

 区住建部门名称 (盖章)

   年  月  日  

(联系人:    ,联系电话:   )

附表

物业管理区域名称尚未登记且未实测绘的

建筑物专有部分清册

| 填报单位:   | 填报时间: 年 月 日 |

| 序号 | 楼栋号 | 房屋门
牌号 | 业主
姓名 | 身份证
件号码 | 手机号码 | 房屋建筑面积 |
| 1 |   |   |   |   |   |   |
| 2 |   |   |   |   |   |
| 3 |   |   |   |   |   |
| . |   |   |   |   |   |   |
| . |   |   |   |   |   |
| . |   |   |   |   |   |
| . |   |   |   |   |   |   |
| . |   |   |   |   |   |
| n |   |   |   |   |   |

备注:1. 楼栋号、房屋门牌号由区住建部门填写

   2. 业主及房屋的其他信息请街道办事处会同投票组织者填写

附件 6

关于移交并公示有关业主信息的函

 投票组织者名称 :

   物业管理区域名称 的电子投票系统基础数据库已初步建成,现将投票系统中建筑物专有部分的门楼号牌、业主的姓名和手机号码提供给你单位,请按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第五条、第七条等规定,及时公示上述信息,公布接收业主意见的联系方式,公示时间不少于 10 日。公示期间应当按照上述规定及时处理业主提出的意见。

  专此函达。

  附表:建筑物专有部分的门楼号牌、业主姓名、业主手机号码清册

 街道办事处名称 (盖章)

   年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附表

物业管理区域名称建筑物专有部分的门楼号

牌、业主姓名、业主手机号码清册

| 填报单位:   | 填报时间: 年 月 日 |

序号 楼栋号 房屋门牌号 业主姓名 手机号码
1        
2      
3      
.        
.      
.      
.        
.      
n      

附件 7

关于公示有关业主信息的通知

 物业管理区域名称 的全体业主:

  在 街道办事处名称 、 区住建部门名称 的指导、协助下,已初步建成了 物业管理区域名称 电子投票系统基础数据库。按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第七条规定,现向 物业管理区域名称 的全体业主公示物业管理区域内所有建筑物专有部分的门楼号牌、业主的姓名和手机号码(按照规定作保密处理)。

  公示期从  年 月 日起至  年 月 日止(不少于 10 日)。公示期间,业主对公示信息有异议的,应当以书面形式向投票组织者提出更正意见。对公示业主姓名的异议,业主应当向投票组织者提供房屋权属证明、身份证件等相关资料,并由街道办事处、镇人民政府会同投票组织者将该相关资料提供给区住房和建设行政主管部门进行核实,核实无误的,区住房和建设行政主管部门在电子投票系统基础数据库中更正,并及时通知街道办事处、镇人民政府和投票组织者;对公示门楼号牌、业主手机号码的异议,街道办事处、镇人民政府会同投票组织者进行核实,核实无误的,街道办事处、镇人民政府在电子投票系统基础数据库中予以更正。

  特此通知。

  附表:建筑物专有部分的门楼号牌、业主姓名、业主手机号码清册

 投票组织者名称 (盖章)

   年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附表

物业管理区域名称建筑物专有部分的门楼号

牌、业主姓名、业主手机号码清册

填报单位: 填报时间: 年 月 日
序号 楼栋号 房屋门牌号 业主姓名 手机号码
1        
2      
3      
.        
.      
.      
.        
.      
n      

附件 8

关于核实有关业主信息的函

 区住建部门名称 :

   投票组织者名称 已按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第五条、第七条等规定,公示了物业管理区域内所有建筑物专有部分的门楼号牌,业主的姓名和手机号码等信息。公示期间,有业主对公示的业主姓名提出异议,现将提出异议业主的房屋权属证明、身份证件等相关资料(见附件)提供给你单位,请对该资料进行核实,并将核实结果及时反馈我单位。

  专此函达。

  附件:异议业主的房屋权属证明、身份证件材料

 街道办事处名称 (盖章)

  年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附件 9

关于向业主发送确认信息的通知

 物业管理区域名称 的全体业主:

  在 街道办事处名称 、 区住建部门名称 的指导、协助下, 物业管理区域名称 已初步建成了电子投票系统基础数据库,向全体业主公示了物业管理区域内所有建筑物专有部分的门楼号牌、业主的姓名和手机号码。按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第七条规定, 街道办事处名称 将于  年 月 日通过电子投票系统向已提供手机号码的业主发送确认信息。未收到确认信息的业主请于  年 月 日至  年 月 日期间及时告知我单位,并提供本人用于投票的唯一手机号码。我单位会将收集的业主手机号码和对应门楼号牌提供给 街道办事处名称 ,由 街道办事处名称 将业主手机号码录入电子投票系统。

  特此通知。

 街道办事处名称 (盖章)

  年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附件 10

关于变更有关业主信息的函

 区住建部门名称 :

   物业管理区域名称 已建成了电子投票系统基础数据库,现该物业管理区域内的 建筑物专有部分门楼号牌 、 业主手机号码 、 未登记的建筑物专有部分已办理登记手续 、 已登记的建筑物专有部分的建筑面积、业主姓名 等信息发生了变更。按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第八条规定,现将已收集的有关变更信息和资料提供给你单位,请协助及时变更电子投票系统基础数据库中的相应信息,并将变更情况及时反馈我单位。

  专此函达。

  附件:变更信息的文件和相关材料

 街道办事处名称 (盖章)

  年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附件 11

广州市  区使用电子投票系统申请表

申报单位 (投票组织者名称) 

填报日期          

广州市住房和城乡建设委员会印制

说  明

  一、适用范围:适用于广州市行政区域内使用电子投票系统对物业管理活动中的业主共同决定事项进行投票表决;

  二、本表由申请使用电子投票系统的投票组织者如实填写,申请人对填写内容的真实性负责;

  三、本表用蓝色或黑色墨水笔填写,字迹要端正、清楚;也可打印;

  四、填写时,如表格内不够填写,可另加附页,也可适当调整表格大小;

  五、本表统一以 A4 纸打印。

|

申请使用电子投票系统的报告

 街道办事处名称 :

   物业管理区域名称 拟定于  年 月 日采用电子投票形式组织 业主对业主共同决定的事项内容 进行投票表决,拟表决事项符合使用电子投票系统的有关规定。按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)第九条规定,现向你单位提交以下材料申请使用电子投票系统,并请对我们组织开展电子投票活动给予时指导、协助。

  1. 投票组织者采用电子投票形式的决定;

  2. 业主大会议事规则 (仅业主大会议事规则已依法表决通过的需提供)。

  专此报告。

 投票组织者名称 (盖章)

  年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

|
| 申请资料要件情况
|
| 拟投票表决事项 |    符合使用电子投票系统的有关规定 |
| 采用电子投票决定 |    符合法定形式 |
| 业主大会议事规则
(有议事规则的填写) |    依法经业主大会表决通过 |
| 约定事项   符合物业管理有关规定 |
|

处理意见

|
| 街道办事处意见 |

签字:  年 月 日  |
| 回复意见文号及时间 |   物业函【 】第 号 

回函时间: 年 月 日  |

备注:1. 本页由街道办事处填写,字迹工整,如实填写,不得涂改;

   2. 申请资料要件情况的下划线处填写“是”、“不”、“未”。

附件 12

关于同意使用电子投票系统的函

 投票组织者名称 :

  你单位提交的使用电子投票系统的申请表收悉。经研究,你单位提出采用电子投票形式组织业主对 业主共同决定的事项 符合使用电子投票系统的有关规定,现同意你单位使用电子投票系统。请你单位严格按照《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)及有关规定,将本函和使用电子投票系统的有关事宜及时通告投票范围内的全体业主,受理业主的建议和意见并及时回复,收集需补录或者变更的业主相关信息,在开始使用投票系统前录入投票表决事项,认真组织业主开展电子投票活动。

  专此函达。

 街道办事处名称 (盖章)

  年  月  日  

(联系人:   ,联系电话:   )

附件 13

关于使用电子投票系统表决业主共同决定事项的通知

 物业管理区域名称 的业主:

  经 投票组织者名称 研究决定,并经 街道办事处名称 同意,拟定于  年 月 日起,至 年 月 日止,组织业主采用电子投票形式(可通过微信、短信、网站投票,用微信投票的,请关注“广州物业管理”微信公众号)对 业主共同决定的事项 进行投票表决(业主在投票有效期限内只享有一次电子投票权)。对于无法利用互联网、移动通信等方式进行电子投票表决的业主,可以在投票有效期限内,在 投票组织者名称 提供的书面征求意见书签署表决意见(在投票有效期限内已使用电子投票方式投票的,业主再次提交的书面表决意见不得录入投票系统计票)。

  为保障全体业主能参与投票,请投票系统基础数据库中标注未登记建筑物专有部分的建筑面积、业主姓名、业主手机号码的业主(见附表),以及建筑物专有部分的建筑面积、业主姓名、业主手机号码有变更的业主及时向 投票组织者名称 提供房屋权属证明、身份证件、手机号码等相关资料,我们会将收集的信息提交 街道办事处名称 、 区住建部门名称 办理信息变更手续。

  本通知公示时间于  年 月 日起,至  年 月 日止。公示期间,业主对本通知的事项有建议和意见的,应当以书面形式向 投票组织者名称 提出。 投票组织者名称 会受理并及时回复。对表决事项、表决规则进行修改的, 投票组织者名称 将重新公示修改后的表决事项、表决规则,公示时间不少于 10 日。

  特此通知。

  附表:未登记建筑物专有部分相关信息的清册

 投票组织者名称 (盖章)

  年  月  日  

( 联系人:   ,联系电话:   ,

受理意见地址:              )

附表

未登记建筑物专有部分相关信息的清册

填报单位:   填报时间: 年 月 日
序号 楼栋号 房屋门牌号 业主姓名 手机号码 房屋建筑面积
1    
2  
3  
.    
.  
.  
.    
.  
n  

附件 14

表 决 票

选票号码:
决定事项 1 决定事项 2
投票栏 赞成 反对 弃权 赞成 反对 弃权

说明:1. 请在“赞成”、“反对”、“弃权”栏的后空白栏处由业主本人业主或者委托人填写其姓名,一项表决内容只能选“赞成”、“反对”、“弃权”之一,多选、不选、涂改均视为无效票;

   2. 业主委托他人行使投票权的,表决票应附带业主授权委托书等有关书面证明;

   3. 请于  年  月  日前,将表决票投入设在(地址)的投票箱。

楼座房号:    , 建筑面积:   (平方米)。

业主签名:    , 是否委托投票:否 / 是(请选择),业主委托的代理人签名:   。

填写时间:  年  月  日 

附件 15

关于公示表决结果的通知

 物业管理区域名称 的业主:

  根据《广州市业主决策电子投票暂行规则》(穗建规字〔2016〕1 号)及有关规定,按照《关于使用电子投票系统表决业主共同决定事项的通知》约定的事项, 投票组织者名称 于  年 月 日至  年 月 日期间,采用电子投票形式组织业主对 业主共同决定的事项 进行了投票表决。现将投票系统统计的表决汇总结果和表决明细情况进行公示,公示期于  年 月 日起,至  年 月 日止(不少于 7 日)。

  公示期间,业主对公示的表决意见有异议的,可以通过登录投票系统网站、微信平台查验本人表决意见,也可以查验本人书面表决意见。如公示的业主表决意见与查验到的本人表决意见不一致的,可以向街道办事处、镇人民政府申诉。查验到的业主表决意见与公示的表决意见不一致的, 投票组织者名称 将重新公示电子投票表决结果。

  特此通知。

  附表:1. 表决结果汇总统计表(略,系统自动生成)

     2. 表决结果明细统计表(略,系统自动生成)